ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

щодо підготовки, подання та експертизи

заявки на об’єкт права інтелектуальної власності

у формі електронного документа

1 Загальні положення

Загальні вимоги щодо підготовки, подання та експертизи заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа (далі – Вимоги) визначають умови і регламентують порядок здійснення основних процедур з підготовки, подання та експертизи заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа з накладеним електронним цифровим підписом.

Підготовка, подання та експертиза заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа з накладеним електронним цифровим підписом здійснюється відповідно до чинного законодавства та відомчих нормативних актів у сфері інтелектуальної власності, згідно з положеннями Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”, а також відповідно до положень інших нормативно-правових актів у сфері електронного документообігу та положень цих Вимог.

Дія цих Вимог поширюється на відносини, що виникають при підготовці, поданні та експертизі заявок у формі електронного документа на такі об’єкти права інтелектуальної власності: винаходи, корисні моделі, промислові зразки, топографії інтегральних мікросхем, знаки для товарів і послуг, назви місць походження та географічні зазначення походження товарів і права на використання зареєстрованих кваліфікованих зазначень походження товарів.

Ці Вимоги передбачають здійснення процедури подання заявки у формі електронного документа засобами телекомунікаційного зв’язку через мережу Інтернет на адресу сервера закладу експертизи, яким є уповноважене центральним органом виконавчої влади з питань правової охорони інтелектуальної власності Державне підприємство “Український інститут інтелектуальної власності”.

Вимоги є обов'язковими для заявників, їх представників, працівників закладу експертизи та інших осіб, які беруть участь у процесах підготовки, подання та експертизи заявок на об’єкти права інтелектуальної власності у формі електронного документа з накладеним електронним цифровим підписом.

2 Визначення термінів

У цих Вимогах терміни вживаються в такому значенні:

заклад експертизи – уповноважений центральним органом виконавчої влади з питань правової охорони інтелектуальної власності (Установою) державний заклад для розгляду і проведення експертизи заявок – Державне підприємство “Український інститут інтелектуальної власності”;

засіб криптографічного захисту інформації – програмний, апаратно-програмний, апаратний або інший засіб, призначений для криптографічного захисту інформації, у тому числі накладення та перевірки електронного цифрового підпису, який має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;

засоби телекомунікаційного зв’язку – технічні засоби телекомунікацій, призначені для маршрутизації, комутації, передавання та/або приймання знаків, сигналів, письмового тексту, зображень та звуків або повідомлень будь-якого роду по радіо, дротових, оптичних чи інших електромагнітних системах між кінцевим обладнанням;

заява – установленої форми документ, який містить прохання заявника (заявників) видати охоронний документ (патент, свідоцтво) на об’єкт права інтелектуальної власності;

заявка – сукупність документів, необхідних для видачі Установою охоронного документа (патенту, свідоцтва);

заявка на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа (електронна заявка) – сукупність електронних документів, які відповідно до законодавства є необхідними для видачі Установою охоронного документа (патенту, свідоцтва) і подаються заявниками (їх представниками) на адресу сервера уповноваженого Установою закладу експертизи засобами телекомунікаційного зв’язку;

заявник – особа, яка подала заявку чи набула прав заявника в іншому встановленому законом порядку;

особа – фізична або юридична особа;

представник – представник у справах інтелектуальної власності (патентний повірений) або інша довірена особа;

подання заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа (електронної заявки) – здійснення процедури подання електронної заявки із застосуванням електронного цифрового підпису за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку;

розписка закладу експертизи про одержання заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа (далі – розписка закладу експертизи) – електронний документ, що автоматично формується комп’ютерними засобами закладу експертизи та засвідчує факт, дату і час одержання електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності;

система подання електронних заявок на об’єкти права інтелектуальної власності – сукупність комп’ютерних, програмних та телекомунікаційних засобів, що забезпечують автоматизовану підготовку та подання заявок на об’єкти права інтелектуальної власності у формі електронного документа на адресу сервера закладу експертизи засобами телекомунікаційного зв’язку;

спеціалізоване програмне забезпечення – установлені на сервері закладу експертизи програмні засоби, призначені для автоматизованого підготовлення та подання заявником електронної заявки, а також для здійснення заявником (його представником) та закладом експертизи обміну електронними документами, які не входять до складу заявки, але передбачені законодавством у сфері інтелектуальної власності та пов’язані з проведенням експертизи заявки;

Установа – центральний орган виконавчої влади з питань правової охорони інтелектуальної власності – Державна служба інтелектуальної власності України;

Інші терміни, використані у цих Вимогах, застосовуються у значеннях, наведених в Законах України “Про електронний цифровий підпис”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, а також в законодавчих актах у сфері інтелектуальної власності.

3 Отримання сертифіката та особистого ключа для накладення електронного цифрового підпису

3.1 Заявник (його представник) отримує посилений сертифікат відкритого ключа в акредитованому центрі сертифікації ключів шляхом генерації його особистого та відкритого ключів. Консультації та практичну допомогу з питань отримання посилених сертифікатів відкритих ключів, використання криптографічних програмних засобів для підписання документів електронних заявок, їх підготовку та подання на адресу сервера закладу експертизи надають консультанти акредитованого центру сертифікації ключів та закладу експертизи.

3.2 Для отримання посиленого сертифіката відкритого ключа заявник (його представник) особисто надає акредитованому центру сертифікації ключів відомості, що зазначені у переліку необхідних документів для отримання послуг електронного цифрового підпису.

3.3 Відповідно до статті 1 Закону України “Про електронний цифровий підпис” накладення електронного цифрового підпису під час створення електронного документа здійснюється за допомогою особистого ключа. Ця норма зобов’язує заявника (його представника) під час підготовлення електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності використовувати особистий ключ для накладення електронного цифрового підпису на електронних документах заявки.

3.4 Особистий ключ знаходиться на електронному носієві, має бути доступним тільки підписувачу та зберігається ним у таємниці.

3.5 Порядок надання працівникам закладу експертизи права застосування електронного цифрового підпису, ведення обліку, зберігання та знищення їх особистих ключів визначаються наказом закладу експертизи.

4 Загальні вимоги до підготовки та подання електронної заявки

на об’єкт права інтелектуальної власності

4.1 Підготовка електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності здійснюється за допомогою програмних засобів системи подання електронних заявок, доступних через веб-сайт закладу експертизи у мережі Інтернет (http://www.uipv.org).

4.2 Обов’язковим реквізитом електронної заявки є електронний цифровий підпис, що використовується для ідентифікації заявника (його представника) іншими суб’єктами електронного документообігу та для підтвердження цілісності набору даних електронної заявки.

4.3 Електронна заявка на об’єкт права інтелектуальної власності з накладеним електронним цифровим підписом подається на адресу сервера закладу експертизи шляхом використання програмних засобів системи подання електронних заявок та засобів телекомунікаційного зв’язку.

4.4 Вимоги до складу, оформлення та змісту документів електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності є такими самими, як і вимоги до документів заявки на об’єкт права інтелектуальної власності, яка складається й подається на паперових носіях. Ці вимоги встановлені чинними нормативно-правовими актами (законами, правилами) у сфері інтелектуальної власності і є обов’язковими для заявників (їх представників).

4.5 Не допускається подання в електронній формі таких документів: довіреності на представництво за заявкою; заперечення проти заявки; копії попередньої заявки для встановлення пріоритету; документа, що підтверджує показ заявленого знака на виставці для встановлення пріоритету; інших документів, які відповідно до законодавства не можуть бути подані в електронній формі. Ці документи подаються на адресу закладу експертизи на паперових носіях.

4.6 Дані в документах електронної заявки мають бути представлені у форматі .doc або .docx. Відомості про інші формати даних, які можуть бути використані під час підготовки документів електронної заявки, розміщуються на веб-сайті закладу експертизи.

4.7 Малюнки, креслення та інші графічні зображення в документах електронної заявки мають бути представлені у форматі JPEG. Роздільна здатність відображеної інформації має становити 300 dpi. Відомості про інші графічні формати, які можуть бути використані під час підготовки документів електронної заявки, розміщуються на веб-сайті закладу експертизи.

4.8 Пов’язані з проведенням експертизи заявки інші документи, передбачені законодавством у сфері інтелектуальної власності (клопотання, відповіді на запити експертизи, додаткові матеріали до заявки, креслення, виправлення та зміни тощо), що не входять до складу заявки, подаються заявником (його представником) засобами телекомунікаційного зв’язку на адресу сервера закладу експертизи у формі електронного документа із застосуванням електронного цифрового підпису у строки, визначені законодавством.

4.9 Електронний цифровий підпис накладається заявником (його представником) на зазначені в п. 4.8 електронні документи в такий самий спосіб, як і на документи електронної заявки відповідно до п. 5.1.4 цих Вимог.

4.10 Надсилаючи до закладу експертизи зазначені в п. 4.8 електронні документи, заявники (їх представники) повинні зазначати у верхній лівій частині першої сторінки електронного документа номер електронної заявки, стосовно якої надсилається цей документ, дату та вихідний (реєстраційний) номер електронного документа, що надсилається, прізвище та ініціали заявника (його представника), адресу для листування, а також, у разі потреби, дату та вихідний (реєстраційний) номер документа закладу експертизи, на який заявник (його представник) надає відповідь. Формуляр-зразки, що містять основні реквізити зазначених у п. 4.8 електронних документів, розміщуються на сервері закладу експертизи, доступному для заявників (їх представників) через його веб-сайт.

4.11 Цілісність поданої електронної заявки та ідентифікація підписувача підтверджуються шляхом перевірки електронного цифрового підпису, накладення якого здійснювалось особою, що має посилений сертифікат відкритого ключа.

4.12 Підставою для прийняття електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності є підтвердження електронного цифрового підпису заявника (його представника), що автоматично здійснюється сервером закладу експертизи, на адресу якого подається електронна заявка засобами телекомунікаційного зв’язку.

4.13 Електронні заявки, що містять заражені комп’ютерним вірусом файли, не приймаються сервером закладу експертизи.

4.14 Заявка на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа із зазначеними у заяві обов'язковими реквізитами, у тому числі із електронним цифровим підписом заявника (його представника), подана відповідно до цих Вимог, є оригіналом, має юридичну силу, надійно зберігатиметься у закладі експертизи та може використовуватися під час судового та досудового вирішення спорів.

4.15 У разі подання заявки на об’єкт права інтелектуальної власності у формі електронного документа заявник (його представник) не подає цю заявку на паперовому носії на адресу закладу експертизи. При одержанні закладом експертизи паперового примірника попередньо поданої електронної заявки, діловодство буде здійснюватися за одержаною електронною заявкою.

5 Підготовка та подання електронної заявки на об’єкт права

інтелектуальної власності засобами телекомунікаційного зв’язку

5.1 При підготовці та поданні електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності за допомогою програмно-технічних засобів системи подання електронних заявок заявник (його представник) повинен додержуватися такого порядку:

5.1.1 У разі первинного входження до системи подання електронних заявок заявник (його представник) повинен зареєструватись на сервері закладу експертизи через його веб-сайт шляхом заповнення реєстраційної форми. Здійснюючи процедуру реєстрації заявник (його представник) зобов’язаний ознайомитися з цими Вимогами та підтвердити свою готовність дотримуватися їх положень при користуванні програмно-технічними засобами системи подання електронних заявок. Реєструючись заявник (його представник) також фактично дає згоду на збір, обробку та оприлюднення занесених до заяви персональних даних, що передбачено відповідними законодавчими актами у сфері інтелектуальної власності при здійсненні публікації визначених в установленому порядку відомостей про заявку або про видачу охоронного документа (патенту, свідоцтва).

5.1.2 Після реєстрації заявник (його представник) отримує доступ до програмно-технічних засобів системи подання електронних заявок, за допомогою яких буде здійснюватися підготовка документів електронної заявки, заповнення полів заяви та перевірка складу цієї заявки, накладення електронного цифрового підпису, криптографічний захист інформації та відправлення електронної заявки на адресу сервера закладу експертизи.

5.1.3 Заявник (його представник) заповнює заяву в електронній формі. Форма та зміст електронної заяви є такими самими, як і передбачені чинними нормативними актами у сфері інтелектуальної власності форма та зміст заяви, що складається та подається на паперовому носії.

5.1.4 Заявник (його представник) за допомогою програмно-технічних засобів системи подання електронних заявок накладає електронний цифровий підпис та шифрує документи електронної заявки. У випадку, коли заявниками є декілька осіб, але не всі вони мають особисті ключі для накладення електронного цифрового підпису, накладати електронний цифровий підпис на документи електронної заявки може представник, за наявності такого, або один із заявників, який має посилений сертифікат відкритого ключа та довіреність від інших заявників. Ця довіреність має відповідати вимогам законодавства та бути надіслана заявником на адресу закладу експертизи на паперовому носії невідкладно після отримання ним розписки закладу експертизи про одержання електронної заявки. В довіреності необхідно вказати реєстраційний номер електронної заявки, зазначений у розписці закладу експертизи.

5.1.5 До заповненої електронної форми заяви заявник (його представник) додає документи електронної заявки з накладеним електронним цифровим підписом. Перелік документів заявки на відповідний об’єкт права інтелектуальної власності зазначається у відповідних законах України про охорону прав на відповідні об’єкти права інтелектуальної власності. Формати документів-додатків до заяви мають відповідати п. 4.6 цих Вимог. Заявник (його представник) може накладати один електронний цифровий підпис на пакет усіх документів електронної заявки, якщо поточна версія система подання електронних заявок забезпечує реалізацію такої можливості. Інформація щодо забезпечення зазначеної можливості наводиться в посібниках користувача впроваджених версій системи подання електронних заявок, розміщених на веб-сайті закладу експертизи.

5.1.6 Після заповнення електронної форми заяви та додавання документів заявки, що підписані та зашифровані за допомогою електронного цифрового підпису, заявник (його представник) шляхом використання засобів системи подання електронних заявок надсилає підготовлену електронну заявку на адресу сервера закладу експертизи через його веб-сайт в мережі Інтернет.

5.1.7 Якщо не всі документи електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності додані до заповненої електронної форми заяви та/або заповнені не всі обов’язкові для заповнення поля електронної форми заяви, то система подання електронних заявок, яка, зокрема, контролює склад заявки та заповнення полів електронної форми заяви, повідомляє заявника (його представника) про виявлені помилки у цій заявці та пропонує дії для усунення помилок. Заявнику (його представнику) надається можливість усунути виявлені помилки до одержання підготовленої електронної заявки сервером закладу експертизи через його веб-сайт.

5.2 Датою та часом одержання документів електронної заявки є дата та час, які зафіксовані у розписці закладу експертизи, де зазначені інформація про заявника, реєстраційний номер заявки й інші реквізити одержаної електронної заявки, а також визначені реквізити закладу експертизи. Розписка закладу експертизи формується його сервером автоматично у формі електронного документа. Електронний примірник розписки разом з документами електронної заявки зберігається у центральному електронному архіві документів закладу експертизи.

5.3 З часу надходження заявнику (його представнику) розписки закладу експертизи, що засвідчує факт, дату і час одержання електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності, повторне надсилання цієї заявки не допускається. У разі повторного надсилання цієї електронної заявки на адресу сервера закладу експертизи через його веб-сайт вона буде вважатися новою заявкою.

5.4 Електронна заявка на об’єкт права інтелектуальної власності не буде прийнята сервером закладу експертизи у випадках, коли документи цієї заявки не містять накладеного електронного цифрового підпису та/або порушені вимоги підпункту 5.1.5 Вимог, про що заявник (його представник) повідомляється автоматично засобами сервера закладу експертизи.

6 Експертиза електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності

6.1 Експертиза електронних заявок на об’єкти права інтелектуальної власності, як і експертиза заявок, поданих на паперових носіях, проводиться закладом експертизи відповідно до чинних законів у сфері інтелектуальної власності та правил, встановлених на їх основі Установою.

6.2 Під час проведення експертизи працівники закладу експертизи створюють та надсилають заявникам (їх представникам) відповідні повідомлення, запити, попередні висновки щодо заявок, рішення Установи та інші документи, передбачені чинними нормативно-правовими актами у сфері інтелектуальної власності. Зазначені документи експертизи створюються та надсилаються заявникам (їх представникам) в електронній формі з накладеними електронними цифровими підписами працівників закладу експертизи у строки, визначені законодавством.

6.3 При здійсненні експертизи електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності до закладу експертизи через систему подання електронних заявок можуть надходити зазначені в п. 4.8 інші електронні документи з накладеним електронним цифровим підписом заявника (його представника). Ці документи мають розглядатися експертами як такі, що підписані особисто заявником (його представником).

6.4 Працівники закладу експертизи здійснюють накладення електронного цифрового підпису на зазначені в п. 6.2 електронні документи експертизи відповідно до наказу, зазначеного в п. 3.5 цих Вимог.

6.5 За потреби, заклад експертизи відповідно до статті 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” може установленим порядком виготовити електронну копію та/або паперову копію електронної заявки на об’єкт права інтелектуальної власності. Такі ж копії можуть бути виготовлені для окремих електронних документів, зазначених в п. 4.8 та п. 6.2 цих Вимог. Паперовий примірник (паперова копія) зазначеної електронної заявки та паперові примірники (паперові копії) окремих електронних документів, зазначених в п. 4.8 та п. 6.2 цих Вимог, створюються шляхом перетворення електронними засобами електронного примірника цієї заявки та електронних примірників окремих документів і являються візуальними формами, що відображають дані, які містять електронні примірники зазначених заявки та документів.